Les fournitures de bureau constituent des dépenses secondaires pour une entreprise. Pour autant, dans un contexte économique tendu, elles peuvent représenter une part importante sur laquelle il est possible de faire des économies, tout en gardant votre bureau fonctionnel. Il suffit pour cela de prendre quelques mesures et de faire les ajustements nécessaires. Comment ? Nous vous donnons quelques pistes pour réduire vos dépenses en fournitures de bureau.

Optez pour l’impression sans reliure

Il s’agit de l’une des pistes à privilégier si vous souhaitez faire des économies. Pour rappel, la reliure comprend les différentes opérations liées à la finalisation et l’ornementation du document, comme la mise en place d’une couverture rigide ou souple par exemple, afin de le protéger et le parer.

Beaucoup pensent que cette étape est indispensable, alors que ce n’est pas forcément le cas, sauf si vous souhaitez faire bonne impression auprès du lecteur dans le cadre d’une présentation par exemple. S’en passer vous permettra de faire des économies importantes sur vos fournitures de bureau. Vous pourrez imprimer un set de pages individuelles qui ne seront pas reliées, mais qui seront rangées dans un classeur par exemple et qui pourront faire l’objet de modifications fréquentes.

L’impression sans reliure est idéale pour les documents ne comportant qu’une feuille, comme une liste de produits ou de prix, une affiche d’informations, un catalogue de produit, etc. Cependant, elle convient également pour tous les documents de plusieurs pages nécessitant d’être revus régulièrement. Elle permet alors de réimprimer individuellement les pages nécessitant une modification, sans devoir le faire pour tout le document, à chaque fois qu’un changement est requis.

Cette option est recommandée pour des documents comme les textes légaux, les catalogues de produits, les documents de formation ou les listes de prix. Dans tous les cas où les informations doivent être changées régulièrement. Vous avez la possibilité de choisir le format (de A0 à A10) et le grammage que vous souhaitez pour l’impression. Il est possible d’imprimer ses documents au format A4 sur ce site, qui est le plus utilisé quotidiennement. Cette option offre également une grande rapidité, en plus des économies, par rapport à l’impression complète.

Mettez vos fournisseurs en concurrence

Il est également conseillé de diversifier ses fournisseurs et d’en comparer les offres pour faire ressortir les plus intéressantes. Pour commencer, faites une liste des fournitures de bureau que vous achetez régulièrement. Vos fournisseurs peuvent vous la fournir à la demande, puis faites la comparaison. En plus du prix, tenez compte d’autres facteurs importants comme les délais et les frais de livraison, le coût de l’assistance téléphonique et sa disponibilité. L’innovation des produits est également importante. Certains sont en effet plus chers à l’achat mais plus économiques à l’usage. C’est par exemple le cas des produits rechargeables.

Demandez des réductions

Lorsque vous faites des achats en quantité, vous êtes tout à fait en droit de demander une réduction à votre fournisseur. Pour renouveler votre mobilier de bureau par exemple, vous pourrez solliciter une remise de 50% sur 10 postes à changer. Vous pourrez par la suite demander 10% de remise supplémentaire sur le reste du catalogue. Si vous êtes un client régulier, vous n’avez aucune raison de vous priver. Faites votre demande le plus tard possible dans le processus d’achat, afin de pousser votre fournisseur à accepter pour conclure la vente.

Veillez au sérieux de votre fournisseur

Vous n’avez pas forcément besoin de vous tourner vers les grandes marques, notamment en matière de cartouches d’encre. Leurs produits coûtent généralement 30% plus cher par rapport à des cartouches compatibles remanufacturées. Demandez alors à vos fournisseurs de vous proposer toutes les offres disponibles afin de les étudier. Assurez-vous également qu’ils soient prêts à garantir par écrit les produits qu’ils vous vendent. Cela permet d’obtenir des réparations en cas de problème par exemple.

Commandez en ligne

Vous avez une pléthore d’offres sur internet en matière de fournitures de bureau. N’hésitez donc pas à commander en ligne pour profiter de toutes les bonnes affaires que la toile a à vous offrir sur des centaines et des milliers de produits : codes promo, promotions du mois, black Friday, réductions spéciales, soldes, etc. Grâce à cette astuce, vous pourrez réduire drastiquement le montant de votre panier. En allant sur un site spécialisé, vous pourrez trouver toutes les fournitures de bureau dont vous pourriez avoir besoin : classeurs, cartouches d’encre, sièges, etc. De plus, vous pouvez bénéficier dans certains cas d’une livraison gratuite et rapide, en plus des garanties.

Achetez votre mobilier de bureau d’occasion

Acheter son mobilier de bureau d’occasion est également une bonne idée pour réduire vos coûts. Vous pourrez le faire auprès de sociétés en liquidation judiciaire par exemple, mais également auprès de magasins de déstockage et d’auto-entrepreneurs qui cessent leur activité. Attention cependant à bien vérifier l’état du mobilier que vous achetez d’occasion. Pour trouver un bureau adapté, le mieux est de demander des photos puis de se rendre sur place pour finaliser la transaction. Les rayures, les taches et autres impacts et dégradations sont courants dans ce genre de cas. Ces défauts, qui peuvent être mineurs, peuvent par contre vous permettre d’obtenir des prix plus intéressants. Si vous pouvez vous le permettre, n’hésitez pas à les acheter et les remettre en état par la suite.

Faites la chasse à la surconsommation

Etudiez bien le volume commandé par rapport aux besoins réels de l’entreprise. Vous pouvez demander à vos employés de faire une demande écrite, pour une meilleure traçabilité. Pour gagner du temps, vous pouvez mettre en place un portail en ligne où les salariés indiqueront la liste des fournitures de bureau dont ils ont besoin. Cela facilitera également les contrôles. Pour éviter les vols en interne, n’hésitez pas à stocker les fournitures de bureau dans un endroit fermé à clé, où ils ne seront accessibles que par un seul responsable.

Adoptez une démarche écologique

Contrairement aux idées reçues, une démarche éco-responsable n’est pas forcément synonyme d’augmentation des coûts. Il existe en effet des produits recyclés, rechargeables et réutilisables que vous pourrez utiliser pour réduire les dépenses au niveau des fournitures de bureau. Il est également important d’opter pour un mode d’impression plus responsable, en se limitant au minimum nécessaire (éviter d’imprimer des mails, par exemple), à automatiser l’impression en recto-verso, en noir et blanc, etc. Limitez également l’utilisation d’imprimantes individuelles et opter pour quelques modèles plus performants pour tous les employés. A vous de les sensibiliser.