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Les différents services d’une entreprise sont gérés de façon numérique, dans un souci de gain de temps et d’efficacité. Cela implique également le service RH. Le logiciel RH est ainsi devenu un incontournable. Il dispose de nombreuses fonctionnalités, organisées elles-mêmes en modules. Souvent intuitif, et facile d’utilisation, il peut grandement vous aider au quotidien. Comment cet outil informatique peut-il vous aider ?

Les principales fonctionnalités d’un logiciel RH

Les fonctionnalités d’un logiciel RH sont nombreuses et organisées en modules.

Le module gestion de temps

Un logiciel RH comprend généralement un module de gestion de temps. Ce dernier permet par exemple de suivre les absences des salariés, mais aussi leur temps de travail, afin d’évaluer leur productivité. Le module gestion de temps permet également d’assurer la gestion du planning.

Ce module est particulièrement bénéfique pour les salariés qui peuvent désormais saisir leur temps de travail dans leur espace personnel, en renseignant les horaires et les demi-journées en fonction de leur type de contrats.

Certains logiciels intègrent même une pointeuse digitale pour leur éviter la saisie manuelle. En d’autres termes, ils n’auront qu’à pointer au moment où ils commencent leur travail et quand ils terminent, sans oublier les temps de pause. À la fin du mois, il ne leur reste plus qu’à envoyer leurs feuilles de temps à leur manager via l’application. Ce dernier pourra alors les vérifier et les valider plus facilement.

Le calcul des heures supplémentaires est aussi facilité avec ce logiciel. En effet, vous avez la possibilité de créer un planning prévisionnel. À la fin du mois, vous n’aurez alors qu’à importer la feuille de temps de travail de l’employé pour comparer les heures prévisionnelles avec les heures réelles. Le calcul des heures supplémentaires se fera alors automatiquement, sans perte de temps.

Pour plus d’efficacité, optimisez votre temps avec un logiciel RH qui répond aux attentes de votre service et de votre entreprise.

Logiciel RH

La gestion de paie

La gestion de paie constitue une tâche chronophage et pourtant indispensable pour le service RH. Avec un logiciel dédié, ces missions peuvent également être automatisées.

La génération des bulletins de paie se fait alors automatiquement à la date choisie. Auparavant, vous avez la possibilité de saisir, modifier ou importer vos variables. Vous pouvez également prévisualiser les bulletins avant qu’ils soient générés, dès que vous aurez modifié les variables, qui sont mises à jour automatiquement.

Le logiciel va même jusqu’à prévenir les employés par mail. Ils peuvent alors se connecter sur leur espace personnel pour accéder à leur bulletin de paie et le télécharger. Ils y ont accès en permanence, ce qui leur évite d’en faire la demande lorsqu’ils en ont besoin dans différentes démarches.

La paie des salaires et des potentiels acomptes est également facilitée avec ce type de logiciel. En effet, vous pouvez les payer directement à partir de ce dernier grâce à des intégrations bancaires, avec les principales banques françaises.

Faites vos déclarations sociales avec ce logiciel

La réalisation des déclarations sociales est également essentielle pour les services des ressources humaines. Un logiciel RH vous y aide également.

Il vous suffit de renseigner vos informations pour que ce dernier calcule lui-même les cotisations et réalise le versement des cotisations sociales. Cela concerne aussi bien les cotisations auprès de l’URSSAF, que celles concernant la retraite, la prévoyance, la mutuelle, l’attestation de salaire, la déclaration préalable à l’embauche, etc. Il vous envoie également des rappels des échéances de paiement, afin que vous ne soyez jamais en retard.

Gestion des équipes grâce au logiciel RH

La gestion d’une équipe, lorsqu’elle n’est composée que de quelques personnes, peut être assez facile. C’est plus compliqué lorsque l’on parle d’une entreprise avec des dizaines, voire des centaines d’effectifs, subdivisés dans de nombreuses branches.

Un logiciel RH vous facilite également le management, en vous permettant d’avoir une visibilité claire sur le personnel de l’entreprise, via un organigramme. Ce dernier se construit en l’espace de quelques minutes. Vous pouvez ensuite le partager au reste de l’équipe.

Il peut également intégrer un annuaire, comportant les coordonnées de tous et permettant de joindre facilement les membres de l’équipe lorsque vous êtes en période de télétravail par exemple.

Vos équipes en profitent également puisqu’elles peuvent, via leur espace personnel, effectuer leurs demandes d’avance sur le salaire, de congés, ou encore d’absence. Ils n’auront même plus besoin de consulter le responsable RH pour connaître leur nombre de jours de congé restants. Leur espace personnalisé leur permet d’accéder à ce type d’informations, mais également leur taux de prélèvement à la source par exemple.

Les managers, de leur côté, peuvent y visualiser les différentes demandes et tous les détails y afférant (durée du congé demandé, période, type d’absences, etc.) et décider directement de les accorder ou non. Ils peuvent également mieux intégrer les nouveaux membres de l’équipe, en préparant, sur le logiciel, les tâches qu’il aura à effectuer à ses débuts par exemple.

Logiciel RH, simplicité d'utilisation

Gestion des notes de frais

Régler les notes de frais de ses équipes est aussi l’une des tâches les plus chronophages en matière de gestion des ressources humaines. Pour que le service concerné et les salariés eux-mêmes gagnent du temps, il est avantageux d’utiliser un logiciel RH.

Les employés peuvent ainsi, depuis leur espace personnel, prendre en photo ou scanner les différents justificatifs, puis envoyer les notes de frais. Les managers en sont alors directement alertés. Ces derniers peuvent visualiser la catégorie de la dépense, la date et le montant, avant validation.

Un logiciel RH est conçu de sorte à pouvoir reconnaître les caractères sur le justificatif, afin de préremplir le formulaire en quelques secondes. Ainsi, le salarié n’aura qu’à vérifier les données avant l’envoi. Il peut le faire depuis son téléphone, lorsqu’il est en déjeuner d’affaires avec un client par exemple. S’il est en déplacement à l’étranger, les devises étrangères sont automatiquement converties, avec l’application du taux de change en vigueur.

En tant que chef d’entreprise, vous n’aurez qu’à accorder des droits de validation sur l’application aux managers concernés pour les notes de frais. Une fois que c’est validé, le bulletin de paie du salarié concerné est mis à jour.

L’administrateur a par ailleurs la possibilité, s’il le souhaite, de ne donner accès au module de notes de frais qu’à certains membres de l’équipe. Vous pouvez également mettre un plafond de dépenses, qui peut être unique, ou varier selon les catégories. Si quelqu’un le dépasse, le manager est alerté.

Boostez la performance et l’engagement de vos salariés

Des employés qui reçoivent régulièrement des retours de leur manager ont beaucoup plus de chance d’être performant, car ils savent que leur travail a du sens et répond à un objectif. Cela renforce également la confiance, la transparence et l’engagement.

Ce logiciel vous permet également d’améliorer la performance et l’engagement des collaborateurs au sein de l’entreprise. En effet, il vous permet par exemple de programmer différents entretiens au cours de l’année afin d’échanger avec les équipes ou chaque salarié.

Il est également possible de préparer de petits questionnaires destinés aux employés pour connaître quels sont leurs points bloquants, et mieux échanger à ce sujet.

Les avantages offerts par un logiciel RH

À travers les différentes fonctionnalités que l’on a vues ci-dessus, l’utilisation d’un logiciel RH est particulièrement bénéfique sur plusieurs points.

Gain de temps

Le principal avantage de cet outil est le gain de temps qu’il vous procure. En effet, grâce à l’automatisation des bulletins de paie, le calcul et le versement de vos cotisations sociales, ou encore la génération automatique de vos écritures comptables à la période souhaitée, vous gagnerez un temps précieux.

L’autonomie qu’une telle application offre aux salariés leur évite également de sursolliciter les membres du service RH, pour connaître leur nombre de jours de congé par exemple, permettant à ces derniers de se concentrer sur d’autres tâches essentielles.

Soyez conforme à la réglementation

La législation évolue continuellement. Or, votre équipe des ressources humaines n’a pas toujours le temps de s’informer des dernières évolutions réglementaires. Avec un logiciel RH, vous n’aurez plus à vous en préoccuper.

En effet, une équipe de juristes dédiée s’occupe de suivre la réglementation pour vous et intègre directement toutes les nouveautés au logiciel.

Sécurisation de vos documents

Les documents liés aux ressources humaines sont nombreux : contrats de travail, bulletins de paie, attestations de travail, soldes de tout compte, etc. Leur dématérialisation permet d’assurer leur sécurité. En effet, vous êtes à l’abri des risques de vol, de perte, ou encore d’incendie.

Tous sont centralisés et sécurisés au sein du logiciel. Prenez l’exemple des notes de frais : une fois que les employés auront pris en photo ou scanné leurs justificatifs de dépenses, cette version est automatiquement archivée en version PDF. Aucun risque de l’égarer.

Vous avez également la possibilité d’exporter une synthèse de ces documents, si nécessaire, et de la télécharger à toutes fins utiles, notamment en cas de contrôle de l’administration.

Des économies réalisées avec un logiciel RH

L’utilisation d’un logiciel RH vous permet également de faire des économies. En effet, vous évitez les frais liés à l’impression papier. De plus, vous évitez également les frais liés au stockage et à l’archivage.

Un instrument qui facilite la prise de décisions

Une telle application permet de mieux connaître son équipe, en accédant aux informations contractuelles de chacun et en se tenant au courant de son évolution au sein de l’entreprise. Cela facilite la prise de certaines décisions, comme celle d’offrir une augmentation ou une promotion à l’un de vos salariés.

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