Le syndic de copropriété est une personne physique ou morale choisie par l’AG (assemblée générale) des copropriétaires et dont sa mission requiert d’assurer l’administration de l’immeuble et de recouvrer les charges. Les syndics de copropriété ont comme responsabilité la bonne gestion de l’immeuble avec l’assistance et le contrôle des conseils syndicaux qui élisent leur président. Le syndic peut être professionnel ou bénévole. Tous deux sont responsables de leurs actes et occupent les mêmes fonctions.

Le syndic de copropriété définition et rôle

Il est en charge de l’exécution des décisions du syndicat des copropriétaires. Il dispose d’un contrat qui le lie au syndicat des copropriétaires. Il est le mandataire du syndicat. Il représente le représentant légal du syndicat des copropriétaires.

Dans la réalité des copropriétés, il apparaît que le syndic a plus d’une corde à son arc. Bien qu’il soit souvent décrié, son rôle est important. Quand la copropriété n’est pas gérée par les copropriétaires et même parfois laissée à l’abandon, heureusement que le syndic gère les affaires, récolte les charges et fait réaliser les travaux.

Pour exercer sa mission, les syndics doivent disposer de diplôme et qualifications, mais aussi d’une garantie financière et d’une assurance. La rémunération des syndics professionnels doit être déterminée dans le contrat fixé avec le syndicat. Les prestations qu’il facture sont soumis à la liberté des prix.

Ainsi, concernant le forfait annuel, il est établi clairement. Et pour les honoraires supplémentaires, « hon supp » ou les prestations particulières, pour être acquittés le syndic devra prouver qu’il les a bien réalisés.

Les fonctions du professionnel

Les copropriétaires choisissent le syndic qui représentera les intérêts de leur syndicat. Les syndics ont l’obligation d’ouvrir un compte séparé au nom du syndicat des copropriétaires. Sans respect de cette obligation, le mandat du syndic serait menacé d’annulation.

L’ouverture du compte séparé n’est pas une faculté mais une obligation. Bien sûr, certaines copropriétés préfèrent toujours écouter le syndic et mettre les fonds dans un compte commun avec les risques de perdre les dividendes sur leurs comptes et l’impossibilité de la transparence financière.

La durée des fonctions des syndics est d’ordre public, elle est de 3 ans. Le syndic peut démissionner, jusqu’à concurrence d’une rupture de son contrat qui serait abusive, car brutale.

La représentation du syndicat

Le syndic est un mandataire au titre de l’article 1984 du code civil, il ne parle qu ‘au nom de la personne qu’il représente.

La mission qu’il doit mener est encadrée par les ordres et décisions donnés par le syndicat. Si les syndics exécutent des actes hors nécessité du syndicat des copropriétaires, ils pourront être engagés en responsabilité. On dit qu’il agit hors son mandat et donc à ses risques et périls.

La gestion administrative

Une des fonctions les plus connues des syndics est la gestion administrative.

Le syndic établit la convocation à l’assemblée générale, organise les AG, établit le procès verbal d’assemblée générale et tient la feuille de présence. Il gère, conserve et centralise l’ensemble des documents relatifs à la copropriété et à la tenue des assemblées générales.

La gestion comptable

Les gestionnaires de copropriété tiennent une comptabilité propre à chaque copropriété. La situation comptable de chaque copropriétaire à l’égard de la comptabilité du syndicat doit être clairement signifiée et visible par les autres copropriétaires. Il doit préparer le budget prévisionnel en collaboration avec le conseil syndical et ce projet devra être présenté à l’assemblée général pour ratification.

Dans le sens d’une plus grande compréhension de la comptabilité de la copropriété, les gestionnaires doivent établir des «documents de synthèse» nécessaires à la compréhension des copros.

L’information des copropriétaires est obligatoire, les documents leur sont adressés avant l’assemblée générale. Les syndics doivent organiser avant l’assemblée générale les modalités de consultation des documents pour que leur droit à l’information soit suffisant.

Les syndics sont aussi chargés des appels de fonds. Ils doivent récupérer dans l’intérêt de la copropriété, les charges qui vont servir à payer les dettes de la copropriété. En principe, les gestionnaires sont tenus de récupérer dans les mains des copropriétaires défaillants, les charges non encore acquittées.

Que choisir entre un syndic professionnel ou bénévole ?

Pour intervenir sur les fonctions de syndic professionnel, il convient de disposer d’une carte professionnelle qui doit être renouvelée tous les 10 ans auprès de la préfecture. Un professionnel digne de ce nom doit disposer de sept qualités essentielles pour garantir ses compétences et son professionnalisme.

La fonction des syndics est clairement définie par l’article 18 de la Loi du 10 juillet 1965, qui stipule qu’il doit garantir la conservation de l’immeuble, l’application des décisions de l’assemblée générale et l’établissement d’un budget. Les gestionnaires ont des compétences propres, sans mandat spécifique de l’assemblée générale :

• recouvrer les charges et agir en justice pour ce recouvrement.
• embaucher et révoquer le personnel de l’immeuble le cas échéant.

Par exception, en matière de recouvrement des charges, la vente sur adjudication d’un lot requiert une décision spécifique de l’assemblée générale qui doit fixer le montant de la mise à prix.

Les syndics de copropriété bénévoles

La Loi du 10 juillet 1965 permet la gestion d’une copropriété par un syndic non rémunéré. Il s’agit alors d’un syndic bénévole. La copropriété peut également être gérée par un collège de bénévoles, l’on parle alors d’organe coopératif. Afin de pouvoir exercer légalement, un syndic bénévole doit être propriétaire d’au moins un lot, ou le conjoint dudit propriétaire, au sein de la copropriété.

L’absence de rémunération fait mécaniquement décroître les charges de copropriété. Étant non professionnel, mais néanmoins syndic, les syndics bénévoles restent donc responsables juridiquement du syndicat de copropriété. Ils peuvent néanmoins se faire assister dans sa mission, tout en respectant l’article 18 de la Loi de 1965 listant les obligations des gestionnaires de copropriétés.

Rien n’interdit que le syndic bénévole perçoive une rémunération, il suffira simplement que la copropriété vote une délibération en ce sens.

La responsabilité des syndics

Le professionnels de l’immobilier est responsable de ses manquements à l’égard du syndicat des copropriétaires et de la copropriété. Il doit réparer les conséquences de tout manquement à son mandat. Il peut être condamné à des dommages et intérêts s’il a commis un préjudice à l’égard d’un ou de plusieurs copropriétaires.

Le délai pour faire des actions en justice est très court. En effet le délai n’est que de deux mois à compter de la notification de la délibération contestée. Concernant l’action judiciaire concrète, il ne faut pas toujours attendre un consensus des autres copropriétaires, au risque de ne jamais rien faire.

Il ne faut pas oublier que si on ne fait pas annuler la délibération douteuse et que l’on ne la trouve pas juste, celle-ci a vocation à s’appliquer dans l’immeuble. Ainsi tous les copropriétaires seront tenues par cette délibération, même les copropriétaires non satisfaits.

La question du quitus doit toujours être réfléchie quand il s’agit de responsabilité des syndics. Le quitus donné à un syndic le décharge de sa responsabilité vis à vis de la copropriété. En votant cette délibération, les copropriétaires reconnaissent collectivement qu’ils prennent à leur charge les actes commis par le gestionnaire en charge des affaires de l’immeuble.

Le quitus donné n’exclut pas que le copropriétaire isolé puisse attaquer le syndic seul. En effet le quitus est une décision collective des copropriétaires, elle ne prive un copropriétaire individuellement de faire une action.